فاکتور چیست؟

فاکتور به یک فایل گرافیکی آنلاین یا یک برگه چاپ شده گفته می‌شود که صحت و سقم یک معامله را بین دو شخص یا سازمان مشخص کرده و از طرف فروشنده برای خریدار صادر می‌شود. فاکتور را به نوعی می‌توان یک سند مالی در نظر گرفت که به هنگام خرید کردن فروشنده به خریدار ارائه می‌کند. این سند شامل موارد متفاوتی می‌‌شود که عبارتنداز:

• جزئیات محصول یا خدمتی که خریدار دریافت کرده است
• قیمت واحد
• تعداد و جمع کل مبلغ
• شماره فاکتور
• زمان و تاریخ خرید
• و…

طراحی فاکتور اختصاصی علاوه بر اعتبار و سندیت بخشیدن به یک خرید، کاربرد دیگری نیز دارد. فروشندگان و خریداران از فاکتور رسمی استفاده می‌کنند تا در صورت نیاز به مراجعه بعدی و استفاده از همان محصول یا خدمت، اطلاعات مربوطه را داشته باشند. فاکتور یک مدرک مهم در امور دفترداری و حسابداری است که برای ردیابی و ثبت تراکنش‌های مالی از آن استفاده می‌شود. فاکتور انواع متفاوتی دارد که رایج‌ترین آن‌ها عبارت است از: پیش فاکتور، فاکتور اعتباری، فاکتور نهایی و… .

برای سفارش طراحی فاکتور با شرکت طراحی گرافیک سلام گرافیک تماس بگیرید.

انواع فاکتور

انواع مختلف فاکتورها در این بخش از مقاله توضیح داده شده است:

1. پیش فاکتور

این اسناد قبل از انجام هر کاری ارسال می‌شوند، کالاها و خدمات ارائه شده به همراه قیمت را فهرست می‌کنند. آنها معمولاً یک درخواست برای پرداخت نیستند، بلکه بیشتر به شما اطلاع می‌دهند که مشتری شما چه زمانی باید فاکتور را پرداخت کند.

• فاکتور موقت

هنگام کار بر روی پروژه‌های بسیار بزرگ، به جای اینکه تا پایان کار منتظر بمانید و یک فاکتور بزرگ صادر کنید، فاکتورهای موقت به شما این امکان را می‌دهند که آنها را به صورت متناوب در طول پروژه ارسال کنید.

• فاکتور مکرر

این صورتحساب‌ها معمولاً برنامه‌ریزی می‌شوند که به‌طور نامحدود یا برای پروژه‌هایی که برای مدت زمان مشخصی، مثلاً 12 ماه طول می‌کشند، برنامه‌ریزی شوند.

• فاکتور نهایی

این آخرین فاکتوری است که برای مشتری ارسال می‌شود و تمام کارهای انجام شده و همچنین باقی مانده‌های معوق را نشان می‌دهد.

• فاکتور جمعی

اگر یک کسب‌وکار پروژه‌های کوچک زیادی را برای مشتری انجام می‌دهد، به جای صدور چندین فاکتور کوچک، می‌تواند یک فاکتور جمعی را ارائه کند که فاکتورهای کوچک‌تر را در کنار هم قرار دهد. اینها معمولاً سودمند هستند زیرا نیازی به پیگیری چندین فاکتور ندارید و هزینه تراکنش را به حداقل می‌رسانید.

• فاکتور اعتباری

صورت‌حساب‌های اعتباری توسط شرکت‌ها برای مشتریان صادر می‌شوند تا در نتیجه خطای صورت‌حساب قبلی، بازپرداخت یا تخفیف ارائه کنند. آنها معمولاً شامل یک مبلغ منفی هستند که باید پرداخت شود.

• فاکتور بدهکار

بسیار شبیه یک صورتحساب اعتباری، مشتری شما ممکن است یک یادداشت بدهی صادر کند، اگر شما آن هزینه را پرداخت نکرده باشید.

• صورت حساب

اگر چه از نظر فنی یک فاکتور نیست، صورت حساب، کالا یا خدمات را خلاصه می‌کند.

کاربرد فاکتور

فاکتورها به صورت اشکال زیر مورد استفاده قرار می‌گیرند:

سوابق مالیاتی: مالیات‌ها بر اساس درآمد هستند که مستقیماً با پرداخت مشتری، یعنی صورتحساب ارتباط دارند.

اثبات حقوقی: اگر مشتریانی تصمیم بگیرند که معامله را رد کنند یا پرداخت نکنند، یک فاکتور می‌تواند به عنوان مدرک قانونی قیمت و مقدار توافق شده کالا یا خدمات عمل کند.

اطلاعات مشتری: فراتر از صورتحساب، تعداد انبوه فاکتورها می‌توانند به شما کمک کنند تا اطلاعات مهمی در مورد مشتریان خود مانند محصولات مورد علاقه آنها، تعداد متوسط کالاهای خریداری شده و غیره جمع‌آوری کنید. قیمت دیزاین فاکتور برحسب نوع آن می‌تواند متغیر باشد.

پیش فاکتور چیست؟

ممکن است با اصطلاح “پیش فاکتور” آشنا باشید، به خصوص اگر صاحب کسب‌و‌کاری هستید که قبلاً در دنیای فاکتورها مهارت کسب کردید. اما برای آن دسته از افراد که هنوز سر خود را می‌خارانید، پیش فاکتور اساساً یک صورتحساب فروش موقت است که قبل از تحویل کالا یا خدمات برای مشتری خود ارسال می‌کنید.

معمولاً حاوی تاریخ صدور، شرحی از آنچه فروخته می‌شود، مبلغ کل فروش و همچنین هرگونه مالیات یا هزینه‌ای که ممکن است متحمل شود، است. هدف پیش فاکتور این است که مشتری خود را در معرض هرگونه هزینه یا وظیفه پیش‌بینی نشده قرار ندهد.

یک پیش فاکتور بسیار شبیه به یک فاکتور است. اما چیزی که این دو را متمایز می‌کند این است که شرایط فروش پیش فاکتور همچنان قابل تغییر است. این بدان معنی است که فقط برای فروش‌هایی که هنوز کامل نشده‌اند اعمال می‌شود.

آنها همچنین شماره صورتحساب متوالی و منحصربه‌فرد ندارند. چیزی که در همه فاکتورهای قانونی الزامی است و باید به وضوح به عنوان پیش فاکتور برچسب‌گذاری شود. مهم این است که یک پیش فاکتور ارزش مالی ندارد و حاوی ابزار پرداخت نیست؛ بنابراین نباید در سوابق حسابداری شما لحاظ شود.

فاکتور برای چیست؟

فاکتورها به عنوان سند منبع برای حسابداری تجاری استفاده شده و برای ثبت تمام معاملات فروش یک کسب‌وکار با مشتریان خود مفید هستند. کسب‌و‌کارها از فاکتورها برای اهداف مختلفی استفاده می‌کنند، از جمله:

• برای درخواست پرداخت به موقع از مشتریان
• برای پیگیری فروش
• برای ردیابی موجودی در مشاغل فروش محصولات
• برای پیش‌بینی فروش آینده با استفاده از داده‌های تاریخی
• برای ثبت درآمد کسب و کار برای پرونده‌های مالیاتی

فاکتور به چه معناست؟

یک نمونه فاکتور در اصل به معنای صورتحساب یا لیستی از کالاها یا خدمات مصرف شده یا خریداری شده است. فاکتورها نه تنها برای مشاغل بلکه برای مشتریان نیز بسیار مهم هستند. آنها به مشاغل اجازه می‌دهند تا پرداخت‌ها و کالاهای فروخته شده را پیگیری کنند که برای حسابداران و حسابرسان بسیار مهم است.

فاکتورها برای مشتریان مهم هستند؛ زیرا آنها یک رکورد کتبی از مبلغ توافق شده برای کالا یا خدمات فروخته شده به آنها می‌دهند و به آنها اجازه می‌دهند قبل از نهایی کردن معامله، اشتباهات خود را تصحیح کنند.

فاکتور تجاری چیست؟

یکی از مهم‌ترین اسناد در تجارت بین‌الملل، فاکتور تجاری نام دارد که قرارداد و گواهی بیع است که توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود. این سند کالاهای فروخته شده را توصیف می‌کند و قیمت، ارزش و مقدار کالا را به تفصیل شرح می‌دهد. فاکتور تجاری نشان‌دهنده مالکیت یا داشتن عنوانی برای کالا نیست که در بارنامه آمده است. با این حال، فاکتور تجاری برای ترخیص کالا از گمرک الزامی است.

تفکیک هزینه‌ها در صورتحساب تجاری توسط گمرک برای محاسبه و ارزیابی عوارض و مالیات‌های مربوط به حمل و نقل استفاده می‌شود. همچنین می‌تواند برای پرداخت‌ها مورد استفاده قرار گیرد یا مورد نیاز باشد، مانند مواردی که خریدار از طریق اعتبار اسنادی پرداخت می‌کند. در این شرایط، ممکن است یک خریدار نیاز داشته باشد که فاکتور تجاری را برای گروه تولید کند تا وجوه در اختیار فروشنده قرار گیرد.

فاکتور حسابداری چیست؟

یک فاکتور حسابداری مشخص می‌کند که خریدار باید طبق شرایط پرداخت فروشنده چه چیزی را به فروشنده بپردازد. شرایط پرداخت نشان‌دهنده حداکثر مدت زمانی است که خریدار باید برای کالاها و یا خدماتی که از فروشنده خریداری کرده است، بپردازد.

فاکتور نشان می‌دهد که خریدار به فروشنده بدهکار است. بنابراین، از دیدگاه فروشنده، فاکتور فروش کالا و یا خدمات را فاکتور فروش می‌نامند. از دیدگاه خریدار، فاکتور برای بهای تمام شده کالا یا خدمات ارائه شده، فاکتور خرید نامیده می‌شود.

فاکتور در طول تاریخ یک سند کاغذی بوده است که برای خریدار پست می‌شود، اما این روزها فروشندگان می‌توانند به صورت آنلاین با فاکتورهای الکترونیکی درخواست پرداخت کنند. اگر یک فروشگاه دارید، چاپ فاکتور حسابداری از ضروری‌ترین اقداماتی است که باید انجام دهید.

فاکتور سربرگ دار چیست؟

کلیه مشاغل باید اسناد استانداردی را برای مکاتبات و فاکتورهای خود تهیه کنند. فاکتور سربرگ‌دار در اصل یک فاکتور به همراه سربرگی با لوگو و نام شرکت با اضافه شدن تعدادی امتیاز صورتحساب است.

سربرگ فاکتور چیست؟

سربرگ فاکتور برند شما را در بخش بالایی فاکتور نمایان می‌کند. اگر یک تاجر انحصاری هستید یا اگر به صورت مشارکتی فعالیت می‌کنید، می‌توانید اطلاعات مربوط به شماره ثبت شرکت و آدرس دفتر ثبت شده را نادیده بگیرید. آدرس تجاری شما باید در همه موارد ذکر شود. اگر دفتر ثبت شرکت شما و محل اصلی کسب‌وکار شما یکی هستند، فقط باید یک بار آدرس را نشان دهید، مشروط بر اینکه مشخص باشد که یکی هستند!

فاکتور شخصی چیست؟

مالکیت انفرادی ساده‌ترین و رایج‌ترین ساختاری است که برای راه‌اندازی یک کسب‌و‌کار انتخاب می‌شود. توسط یک فرد بدون هیچ تفاوتی بین شما، مالک و کسب و کارتان اداره می‌شود. با این تجارت غیرشرکتی، شما مستحق تمام سودها و مسئول تمام بدهی‌ها، زیان‌ها و بدهی‌های تجاری خود هستید. این مدل معمولاً برای فریلنسرها و کارگران مستقل استفاده می‌شود.

برای تبدیل شدن به یک مالک انحصاری در کشور، نیازی به انجام هیچ گونه اقدام رسمی ندارید. نیازی به ثبت نام و داشتن سرمایه اولیه ندارید. تا زمانی که شما تنها مالک هستید، کسب‌وکار شما با شروع فعالیت‌های تجاری شما شروع می‌شود. بنابراین شما مختار هستید که در صورت لزوم از مشتریان فاکتور بگیرید. هنگامی که کالا و خدماتی را در ازای دریافت هزینه ارائه کردید، می‌توانید خود را یک مالک انحصاری، صاحب کسب‌و‌‌کار در نظر بگیرید و می‌توانید یک فاکتور شخصی ایجاد کنید.

شماره فاکتور چیست؟

شماره فاکتور به زبان ساده یک شماره رکورد منحصر‌به‌فرد است که به هر فاکتوری که صادر می‌کنید، اختصاص داده می‌شود. این شماره را می‌توان به صورت خودکار توسط نرم‌افزار صورتحساب در صورت استفاده از آن تولید کرد و یا در هنگام صدور فاکتور به صورت دستی یک عدد ایجاد کرد.

شماره فاکتور به طور کلی به عنوان شکلی از ثبت برای فروشنده و مشتری عمل می‌کند. بعداً می‌توانید از آنها به عنوان مرجع برای سؤالات صورتحساب، ردیابی درآمد و مالیات استفاده کنید. آنها فاکتور را تعریف می‌کنند و آن را به یک خرید خاص در یک زمان مشخص در تاریخچه فروشگاه شما اختصاص می‌دهند.

فراتر از اینکه یک مرجع ساده است که بعداً به آن نگاه می‌کنید، شماره فاکتور می‌تواند برای پرداخت‌های خاصی نیز اعمال شود؛ مانند برگه‌هایی که باز می‌مانند یا کالاهایی که ممکن است با تخفیف خریداری شده باشند.

مثال، شماره فاکتور می‌تواند شامل حروف یا اعداد مختلفی باشد که همه آنها با استفاده از سیستم فایل یا نرم‌افزار شما قابل جستجو هستند. پس از وارد کردن این اعداد، می‌توانید سابقه مشتری را بالا بیاورید و تاریخچه خرید، کالاها و خدمات خریداری شده و اطلاعات اقلام خاص را مشاهده کنید. این می‌تواند کمک ارزشمندی در هنگام اختلافات صورتحساب یا سوالات خدمات مشتری باشد.

صدور فاکتور چیست؟

اگر می‌خواهید یک فاکتور حرفه‌ای صادر کنید که در برابر ممیزی‌ها مقاوم باشد و فرآیند پرداخت را ساده‌تر کند، مراحل زیر را در نظر بگیرید:

1. از زبان واضح استفاده کنید.
2. حرفه‌ای باشید.
3. اطلاعات تماس خود را وارد کنید.
4. کالاها و خدمات را شرح دهید.
5. تاریخ را در نظر بگیرید.
6. محاسبه سررسید را انجام دهید.
7. شرایط پرداخت را ذکر کنید.

فرم فاکتور چیست؟

فرم فاکتور و الگوی فاکتور یکسان نیستند. فرم فاکتور فقط به قسمت‌های مختلف یک فاکتور اشاره دارد. الگوی فاکتور فرم آماده‌ای است که همه بخش‌ها را با هم ترکیب می‌کند تا بتوانید به سرعت اطلاعات مربوط به فروش خود را پر کنید. الگوی فاکتور مانند یک “داربست” عمل می‌کند که می‌توانید هنگام نوشتن هر فاکتور جدید از آن استفاده کنید.

هنگام ایجاد یک فرم فاکتور، استفاده از یک الگوی ساده به این معنی است که دیگر نگران به خاطر سپردن نحوه منظم کردن فاکتور نخواهید بود، همه آن از قبل برای شما سازماندهی شده‌اند.

فاکتور کالا چیست؟

فاکتور کالا یک سند مهم در هر تجارتی است که با خرید و فروش کالا سروکار دارد. فاکتور کالا برای ثبت و ردیابی انتقال کالا به انبار از یک فروشنده به فروشنده دیگر استفاد شده و همچنین کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام اقلام مورد معامله به حساب می‌آیند. رسید کالا همچنین می‌تواند به عنوان مبنایی برای حل و فصل هر گونه اختلافی که ممکن است در مورد معاملات ایجاد شود، استفاده شود.